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Elektronische Patientenakte

Noch mehr Patient-Empowerment

Noch mehr Patient-Empowerment

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  • Projektberichte
  • 18.10.2018

Die Kopplung von elektronischer Patientenakte an Fallakte Plus hat als Pilotprojekt im vergangenen Jahr für Aufsehen gesorgt. Mit einer selbstbestimmten Gesundheitsakte kann der Patient aktiv von Fallaktenlösungen profitieren. In diesem Jahr hat sich das Projekt-Team entschieden, das bereits Erreichte zu verbessern. Dafür sollen insbesondere die tatsächlichen Akteure, also Patienten, Aufnahmekräfte, Case-Management und Ärzte, eingebunden werden.

Oftmals werden IT-Lösungen von der Industrie entworfen, die zwar auf dem Papier funktionieren, aber im Alltag nicht vernünftig und nachhaltig einsetzbar sind. Echte Digitalisierung erzeugt jedoch Nutzen und führt so zu Akzeptanz. Im vergangenen Jahr hat die Pilotierung der Kopplung von elektronischer Patientenakte an Fallakte Plus für Aufsehen gesorgt. Es wurde bewiesen, dass der Patient mit einer selbstbestimmten Gesundheitsakte aktiv von Fallaktenlösungen profitieren kann und damit ein wichtiger und aktiver Part in seiner eigenen Patientenreise wird. Patient-Engagement und Patient-Empowerment sind somit nachweislich nicht nur Worthülsen, sondern real existierende Prozesse.

Statt weiteren Funktionalitäten hinterherzujagen, hat sich das Projekt-Team in der Entscheiderfabrik 2018 dafür entschieden, das bereits Geschaffte zu verbessern und die Lösung zu skalieren. Hierzu sind insbesondere die tatsächlichen Akteure (Patienten, Aufnahmekräfte, Case-Management, Ärzte) einzubinden, denn nur, wenn der Prozess tatsächlich im Alltag lebbar ist, kann die aktive Patienteneinbindung auch funktionieren.

Es fehlt ein Digitalisierungs-Concierge

Zu den zentralen Aufgaben des Entscheiderfabrik-Projektes zählten daher die direkten Gespräche mit den beteiligten Gesundheitsprofis. Hier zeigten sich auch schnell Unterschiede in den Prozessen beziehungsweise auch in den Punkten, die derzeit schon von diesen Personen bearbeitet werden. Eine stationäre Aufnahme in der Uniklinik der RWTH Aachen dauert im Schnitt bereits zehn bis zwölf Minuten. Hierbei wird beispielsweise erklärt, wie das Multimediasystem funktioniert, wie das Telefon aufgeladen wird und was die DSGVO bedeutet. Zusätzlich müssen an dieser Stelle verschiedene Dokumente unterschrieben werden, wie der Behandlungsvertrag oder die Einwilligungserklärung zur Datenübertragung. In diesen Prozess außerdem noch eine intensive Aufklärung über Patientenakten einzubinden, ist schlichtweg nicht möglich. Es wäre aber sehr wohl noch möglich, in der Patientenmappe noch einen Flyer zu platzieren. Was jedoch fehlt, ist eine Art „Digitalisierungs-Concierge“, so wie heute Wahlleistungsbeauftragte existieren. Dieser könnte den Patienten für Rückfragen zur Verfügung stehen und Hilfestellung bei der Anlage und Pflege der Patientenakte leisten. Das könnte einiges verändern.

Werkzeug für Case-Manager notwendig

Wenn der Patient mit Vorabinformationen das Haus betritt, ist das Case-Management insofern involviert, dass die Case-Manager die mitgebrachten Dokumente des Patienten einscannen und der Patientenakte im KIS zuführen. Dabei gibt es die unterschiedlichsten Ausprägungen in Quantität und Qualität der Dokumente: Von einem Einseiter bis zum Leitz-Ordner mit der gesamten Krankengeschichte ist alles dabei. Die mitgebrachten Dokumente werden dann gescannt und der Patientenakte im KIS zugeführt. Meist findet hierbei keinerlei Qualifizierung oder Zuordnung statt. Das ist für die Ärzte somit anschließend noch mühevoll zu erledigen. Hierbei kann es – insbesondere bei vielen Informationen – auch schon mal passieren, dass etwas untergeht.

Dem Case-Management ein Werkzeug an die Hand zu geben, welches die Daten bereits qualifiziert und einer Kategorie zugeordnet hat, wäre sehr hilfreich. Hinzu kommt, dass für das Entlassmanagement verlässliche Informationen über die Kontaktmöglichkeiten zum Patienten oder Angehörigen nötig sind, die auch über ein solches Werkzeug abgefragt werden könnten.

Zusätzlich wurde das Onboarding außerhalb der Einrichtung betrachtet. Nun wird es im UKA jetzt mit einer Lösung realisiert, mit der Patienten den Anamnesebogen bereits im Voraus ausfüllen und somit bequem in einer vertrauten Umgebung dem System beitreten können. Viele weitere Services zur weiteren Akzeptanz werden in diesem Zuge gleich miterledigt: Vom Zweitmeinungsportal bis hin zur Patientenaufklärung werden die Prozesse weiter zusammengeführt.

Vereinfacht arbeiten mit Self-Service

Dennoch bleibt auch das Registrieren und Identifizieren von „Aktenträgern“ eine Herausforderung. Hier untersucht man weitere Möglichkeiten, die für die beteiligten Kräfte weitestgehend aufwandsneutral sind und in Richtung Self-Service laufen.

Neben den eigentlichen funktionalen Anforderungen eines neuen Produkts wird es immer wichtiger, auch die sozialen und emotionalen Bedürfnisse von Kunden und Patienten zu adressieren. Dies ist insbesondere für innovative und bahnbrechende Angebote im Gesundheitswesen von besonderer Bedeutung. Nur so lassen sich nachhaltige Veränderung im Nutzungsverhalten im Interesse der Nutzer und Anbieter sicherstellen. Zudem ist die Einbindung aller Beteiligten (inklusive Patienten) ein weiterer wichtiger Bestandteil, der oft vernachlässigt wird. Dies ließ sich im Rahmen der aktuellen Projekterweiterung eindrücklich aufzeigen. Erst durch die Einbindung der Nutzer in die Prozessmodellierung konnten die eigentlichen Mehrwerte der angedachten Lösung herausgearbeitet werden, die letztlich zur entscheidenden Akzeptanz führt.

Es wird in diesem Zusammenhang ebenfalls davon ausgegangen, dass durch den neuen prozessnahen Ansatz auf Nutzerseite auch die ursprüngliche klinische Verwendung der Fallakte eine weitere Verbreitung und Beliebtheit findet. Einmal mehr zeigt sich, wie wichtig die frühzeitige Einbindung der Nutzer für die erfolgreiche Entwicklung von innovativen und Mehrwert stiftenden eHealth-Lösungen ist – Lesson learned!

Weitere Ziele des Projekts bis zum Entscheider-Event 2018 sind die Ausweitung der Analysen an den Standorten Düsseldorf und Brilon sowie die Einbeziehung einzelner Fachabteilungen für die Erprobung der Patientenakte im Echtbetrieb. Für den weiteren Rollout der Lösung sind zudem die Analyseergebnisse in Prozesse und Software umzusetzen.

Das Projekt-Team

  • Ann Christin Weiergräber, Uniklinik der RWTH Aachen
  • Susanne Beyer, Dr. Wolfgang Fritsch, Universitätsklinikum Düsseldorf
  • Reimund Siebers, Maria-Hilf Krankenhaus Brilon
  • Carsten Fehlen, CGM Deutschland
  • Luca Motzo, dimc.it – innovation management consulting

 

 

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