Irmtraut Gürkan kennt beide Seiten der Unternehmensleitung: die Geschäftsführung, aber auch das Aufsichtsgremium. Ein Gespräch über Rollen, Aufgaben und den richtigen Besetzungsmix.
Gesundheitsminister Karl Lauterbach spricht regelmäßig von einer „Revolution“ – und tatsächlich verändert sich das Gesundheitswesen schon seit einigen Jahren grundlegend: Ein ohnehin hoch regulierter Markt wird weiter reguliert, die Herausforderungen für das Krankenhausmanagement werden größer und sind oft fast unberechenbar. In dieser Gemengelage gewinnen Aufsichtsgremien zunehmend an Bedeutung. Doch ihrer Verantwortung müssen sie auch gerecht werden, nicht zuletzt durch ihre Besetzung: Es braucht erfahrene Persönlichkeiten, um Krankenhäuser auf Kurs zu halten und die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen, wie im Interview mit Irmtraut Gürkan, Vorsitzende des Aufsichtsrats bei Oberender, deutlich wird.
Frau Gürkan, als kaufmännische Direktorin haben Sie über viele Jahre einem Aufsichtsgremium berichtet. Jetzt beraten Sie die Geschäftsführung als Aufsichtsrätin – sitzen also auf der gegenüberliegenden Seite. Wie haben Sie – vor allem zu Beginn Ihrer neuen Tätigkeit – den Perspektivwechsel empfunden?
Für mich war der Wechsel nicht so einschneidend, da ich bereits während meiner operativen Tätigkeit erste Aufsichtsratsmandate hatte. Aber man zehrt natürlich sehr von der operativen Erfahrung.
Inwiefern?
Nun, man weiß durch die eigene Erfahrung zum Beispiel sehr gut, wie man Fragen stellen muss, um die relevanten Antworten von der Geschäftsführung zu bekommen. Aber man kennt auch die Nöte und Zwänge auf der anderen Seite, bringt also Verständnis mit. Gleichzeitig muss man aufpassen, nicht zu kleinteilig zu werden: Als Aufsichtsrat ist man schließlich keine zweite Geschäftsführung, muss also die Grenzen zwischen beiden Rollen beachten. Das ist in etwa vergleichbar mit einer therapeutischen Arbeit: Es braucht die richtige Balance aus Nähe und Distanz.
Hilft denn Ihre Erfahrung als früheres Vorstandsmitglied?
Ich denke schon. Ich bemühe mich zum Beispiel immer, die Kollegen der Geschäftsführung so zu behandeln, wie ich es auch von meinen Aufsichtsräten erwartet hätte. Über die Zeit gab es da ja auch weniger schöne Erfahrungen. Daraus lernt man, man erkennt, wie es besser laufen könnte.
Zum Beispiel?
Dass man Aufsichtsräte zum Beispiel sehr wohl auf unangemessenes Verhalten oder ein falsches Rollenverständnis hinweisen darf. Es muss nur wohlüberlegt und ohne Schärfe kommuniziert werden, möglichst sachlich – und am besten humorvoll.
Welche Rolle sollte ein Aufsichtsgremium übernehmen?
Der Aufsichtsrat hat formalrechtlich und an erster Stelle – der Name sagt es schon – die Aufsicht zu führen. Er ist aber auch ein Beratungsgremium für die Geschäftsführung. Gerade bei der strategischen Ausrichtung und bei Fragen, die damit zusammenhängen, ist diese Funktion sehr wichtig. Angefangen beim Existenzgrund, warum es also eine Einrichtung gegenwärtig und künftig geben soll, bis hin zu den strategischen Fragen, wie das Unternehmen mittel- bis langfristig geführt werden und sich in der Krankenhauslandschaft positionieren soll. Der erste Existenzgrund eines Krankenhauses ist ja nicht, sichere Arbeitsplätze zu schaffen, sondern qualitätsvolle Krankenversorgung für die Menschen in der Region zu sichern – und dabei wirtschaftlich vorzugehen.
Es steht eine umfangreiche Krankenhausstrukturreform an. Viele Krankenhäuser fühlen sich in ihrer Existenz bedroht und müssen sich intensiv mit ihren Leistungen und ihrer künftigen Rolle und Funktion in der Region auseinandersetzen. Welche Funktion hat der Aufsichtsrat hierbei?
Zur strategischen Ausrichtung muss es ein Einvernehmen zwischen Aufsichtsrat, Geschäftsführung und Mitarbeiterschaft geben. Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu beraten und zu unterstützen. Er muss darauf achten, dass die Rahmenbedingungen eingehalten werden, und er sollte auch die Kommunikationsstrategie mit der Geschäftsführung abstimmen. Aber nach außen tritt die Geschäftsführung auf und kommuniziert die Strategie. Der Aufsichtsrat würde hier nur sichtbar, wenn es größere personelle Veränderungen gibt oder ganz grundsätzliche Entscheidungen zur Zukunft der Einrichtung getroffen werden müssen. In eher politisch besetzten Gremien kann das natürlich auch anders sein, allerdings sollte die Rollenverteilung grundsätzlich schon eingehalten werden.
Selbst langjährige Fachexperten stellen immer wieder fest, wie komplex und undurchsichtig das Krankenhauswesen geworden ist. Können in diesem komplizierten System Laien auf dem Gebiet der Gesundheitswirtschaft, die in Aufsichtsgremien entsendet werden, die Rolle als Kontrolleur überhaupt vernünftig und adhoc wahrnehmen?
Hier ist aus meiner Sicht die Geschäftsführung gefordert: Sie muss nicht nur nach innen in die Organisation, sondern auch das Aufsichtsgremium informieren – und das auf geeignete Art und Weise. Nur so können sinnvolle Entscheidungen getroffen werden. Aber es gibt natürlich auch eine Holschuld des Aufsichtsrats: Die Mitglieder müssen sich selbst informiert halten und dafür sorgen, dass sie die Geschäftsführung kontrollieren und gemeinsam strategische Entscheidungen treffen können. Das beginnt mit dem Lesen von Sitzungsunterlagen im Vorfeld von Treffen und geht mit normaler Literaturrecherche weiter.
Die Strategie muss dann auch unbedingt gemeinsam diskutiert werden. Dazu gehört auch, dass der Aufsichtsrat nicht nur punktuell vor einer Sitzung mit einem möglichst dicken und umfangreichen Papier informiert wird, sondern dass es eine laufende, offene Kommunikation gibt. Die Geschäftsführung muss mit so wenig Papier wie möglich die wesentlichen Informationen zusammenstellen, damit alle mitgenommen werden. Ich habe Situationen erlebt, in denen ich anhand von in der Sitzung gestellten Fragen merken konnte, dass jemand die zur Verfügung gestellten Unterlagen gar nicht gelesen hatte.
Und wie haben Sie dann reagiert?
Ich habe dezent darauf hingewiesen, dass ich das wahrgenommen habe – das ist auch die Rolle einer Geschäftsführung, wie ich finde. Denn: Nur gut informierte Aufsichtsräte sind für eine Geschäftsführung auch hilfreich. Der Aufsichtsrat muss die Geschäftsführung ja ermutigen, notwendige Schritte zu gehen – doch dazu muss er sich zwingend in die Thematik eingearbeitet haben. Auf Unwissenheit zu setzen, bringt nichts, sondern führt nur zu Problemen. Doch es ist auch so: Die Atmosphäre im Gremium muss offen sein, man muss frei und ehrlich miteinander diskutieren können. Idealerweise, das wäre noch ein Tipp, sollte eine Aufsichtsratssitzung auch einen kleinen internen Teil umfassen, in dem die Aufsichtsräte miteinander in den Austausch gehen, um gemeinsame Positionen zu formulieren.
Hätten Sie einen Tipp für eine vernünftige Vorgehensweise?
Ja, den habe ich: Ich habe zum Beispiel gute Erfahrungen damit gemacht, einmal im Jahr eine Klausurtagung auszurichten, auf der die großen strategischen Themen besprochen und gemeinsame Entscheidungen vorbereitet und getroffen werden können. Allerdings muss ein Aufsichtsrat die Informationen auch annehmen.
Sie selbst sind Mitglied mehrerer Gremien, haben dadurch einen guten Einblick in die Arbeitsweise verschiedener Aufsichtsgremien, und sie tauschen sich bestimmt auch mit den Kollegen aus. Glauben Sie, dass private Krankenhausträger ihre Aufsichtsräte besser auf die aktuellen Herausforderungen vorbereitet haben als andere Krankenhausträger?
So pauschal kann man das sicher nicht sagen. Wichtig ist, das kann ich sagen, eine ausgewogene Zusammensetzung des Gremiums: also Fachleute einzubeziehen, die operative Erfahrung mitbringen, sei es als ärztlicher Direktor oder als Geschäftsführer eines anderen Hauses oder auch als Jurist. Das können auch ehemalige Funktionsträger sein, die allerdings noch über eine aktuelle Expertise verfügen müssen. Davon lebt ein Aufsichtsrat, davon leben die Diskussionen, werden fruchtbar. Von solch einem offenen Austausch kann ein Unternehmen nur profitieren.
So oder so findet in Deutschland derzeit ein Umdenken statt, wird die Wichtigkeit eines guten Aufsichtsgremiums mehr und mehr erkannt. Der Austausch zwischen Geschäftsführung und Aufsichtsgremien soll ja eine wichtige Funktion einnehmen. Denken Sie an andere Branchen, in denen es schon einige Skandale gab, weil die Verantwortung des Aufsichtsgremiums nicht richtig wahrgenommen wurde. Letztlich braucht es ein gutes Miteinander im Gremium und mit der Geschäftsführung – auch deshalb sind häufigere Wechsel nicht mehr unüblich.
Für die Besetzung von Positionen in der Unternehmensleitung gibt es in der Regel aufwändige Auswahlverfahren. In ein Aufsichtsgremium werden die Mitglieder jedoch häufig aus ganz unterschiedlichen Motiven entsendet. Wie gelingt es, dass in den Gremien trotzdem produktiv gearbeitet werden kann?
Spannendes Thema! Zunächst müssen sich die Aufsichtsräte bewusst machen, dass sie in ihrer Rolle zum Wohle des Unternehmens und nicht etwa nach partiellen Eigeninteressen oder gar parteipolitisch handeln dürfen. Es geht ja um den primären Zweck des Unternehmens, es geht darum, was das Haus braucht und welche Strategie sich am besten eignet. Der Fachkräftemangel legt derzeit auch Probleme offen und ermöglicht vielerorts Diskussionen, die vorher ungerne geführt wurden: Sollte dieses Haus geschlossen, jene Klinik verkleinert werden? Solche Fragen werden nun behandelt. Auch deshalb braucht es in Aufsichtsgremien, ich sagte es schon, einen guten Mix erfahrener Personen.
Braucht es verbindliche Pflichtschulungen?
Pflichtschulungen für Aufsichtsräte könnten in der Tat helfen, die unterschiedlichen Erfahrungslevel auszugleichen. Doch eigentlich bedarf es keiner Schulung, es braucht vielmehr Information. Die Charité etwa bietet so etwas an, allerdings nur auf die interne Struktur und auf allgemeine Rahmenbedingungen bezogen. Übergreifend gibt es meines Wissens in Deutschland keine Informationsveranstaltungen, die man nutzen könnte.
Ist das im Ausland anders?
Oh ja, schauen Sie etwa in die USA: Dort gibt es große Veranstaltungen für Aufsichtsräte, auf denen Informationen vermittelt werden, auf denen aber vor allem der Austausch untereinander im Fokus steht. Da hat Deutschland unbedingt noch Nachholbedarf. Aber vielleicht ändert sich das jetzt, wo doch große strategische Entscheidungen auf die Krankenhäuser zukommen und auch dem Aufsichtsgremium eine große Verantwortung zukommt. In der Vergangenheit gab es sicher Situationen, in denen die Kontrolleure sich entspannt zurücklehnen konnten, da das operative Geschäft gut lief. Heute aber wird es zunehmend wichtiger, sich frühzeitig mit der Strategie auseinanderzusetzen, Defizite zu vermeiden oder zu verringern und mit den knappen Ressourcen und in Kenntnis der externen Strukturvorgaben eine Strategie für das eigene Haus zu entwickeln. Die Zeiten ändern sich gerade immens – und Aufsichtsräte tun gut daran, sich mit zu verändern.
