Die zunehmende Komplexität unternehmerischer Prozesse, Daten und Risiken sowie steigende Erwartungen an Transparenz der Finanzberichterstattung und Grundlagen unternehmerischer Entscheidungen erfordern ein konsequentes Informations- und Risikomanagement. Um diese immer komplexer werdenden Prozesse effektiv zu unterstützen, bedarf es neuer IT-Konzepte und innovativer Instrumente. Das Marienhospital Stuttgart setzt deshalb seit September 2007 die Vertragsmanagementsoftware LCM – Legal Contract Management von The Quality Group (TQG) ein, eine ganzheitliche Unternehmenslösung für ein erfolgreiches Compliance Management.
Das Marienhospital Stuttgart ist ein Krankenhaus der Zentralversorgung und verfügt über 16 Kliniken mit insgesamt 784 Betten. Rund 1.700 Mitarbeiter sorgen für das Wohl der jährlich 30.000 stationär behandelten Patienten. Rechtsträger des Marienhospitals Stuttgart ist die Vinzenz von Paul Kliniken gGmbH. Gesellschafter sind die Barmherzigen Schwestern vom heiligen Vinzenz von Paul in Untermarchtal. Das Marienhospital zählt zu den größten Kliniken in der Region Stuttgart und ist mit zahlreichen Qualitätszertifikaten (KTQ, ProCumCert, Brustzentrum, Darmzentrum) ausgezeichnet. Regelmäßige Patientenbefragungen belegeneine hohe „Kundenzufriedenheit".
Anforderungen an ein Vertragsmanagementsystem
Im September 2007 führte das Marienhospital Stuttgart das Vertragsmanagementsystem LCM – Legal Contract Management in den Bereichen Geschäftsführung und Finanzen ein, mit der Option, dieses auf weitere Bereiche des Krankenhauses auszuweiten. Grund dafür war, dass im Gesundheitswesen mehr als 80 Prozent der unternehmenskritischen Informationen aus Verträgen, Vertragsbedingungen und Dokumenten nur in unstrukturierten Texten verteilt vorliegen und die Suche nach wichtigen Informationen pro Arbeitsplatz zwischen zehn und 30 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nimmt.
Ein flexibles Vertragsmanagementsystem sollte in der Lage sein, neben den Aufgaben der Vertragserstellung und -prüfung, der Verwaltung, Auswertung und Archivierung von Verträgen die mit den Verträgen verbundenen Risiken und Chancen rechtzeitig zu erkennen.
Die Anforderungen des Marienhospitals an ein Vertragsmanagementsystem waren:
a) Verwaltung aller Vertragsarten
b) Vertragscontrolling
c) Überwachung von Zahlungsströmen
d) Erfassung der terminlichen und finanziellen Risiken sowie der Prozesse
e) Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften.
Die Positionen b) bis d) umfassen auch das Erlös- und Kostencontrolling, das ins Konzept eines Krankenhaus-Gesamtcontrollings eingebunden wird. Hierdurch kann die Gesamtsituation des Unternehmens realer und transparenter dargestellt werden.
Erhöhung der Transparenz, Minimierung der Kosten und Risiken
Das Marienhospital hatte in der Evaluierungsphase verschiedene primäre Projektziele vorgegeben. Dazu gehörten neben einer Steigerung der Unternehmenstransparenz durch das Vertragscontrolling eine Verbesserung von Prozessen, die Erhöhung der Prozesstransparenz sowie die Minimierung von Kosten, vornehmlich in der Verwaltung.
Außerdem sollten terminliche und finanzielle Risiken durch Kosten- und Terminüberwachungen minimiert werden und durch das Vertragsmanagementsystem eine Einhaltung von gesetzlichen, steuerrechtlichen und internen Compliance-Richtlinien gewährleistet sein.
LCM ermöglicht dem Marienhospital die Erfassung und Verwaltung von Verträgen und Vertragspartnerdaten von natürlichen und juristischen Personen. Dabei können sowohl Verträge, in denen ein Interesse an einer ordnungsgemäßen Verwaltung aufgrund rechtlicher Rahmenbedingungen besteht (zum Beispiel Erteilung einer Genehmigung für eine Referenten- oder auch Beratertätigkeit), als auch budgetrelevante Verträge, die dauerhafte Auswirkungen auf die Ergebnissituation haben, verwaltet werden.
Das Vertragsmanagementsystem bietet Mitarbeitern und Management bessere Bedingungen für die Pflege, Verwaltung, Recherche und Analyse von Verträgen. Das System gibt auch die Abbildung aller relevanten Vertragsbestandteile überschaubar und prägnant wieder. Alle Verträge wurden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt und stehen für die Verarbeitung, Auswertung und Analyse, je nach Zugriffsberechtigung des Benutzers, zur Verfügung.
Für das Marienhospital war dieses Berechtigungskonzept sehr wichtig, da die Vertraulichkeit der Verträge auch als Vertrauensbasis gegenüber den Vertragspartnern hohen Stellenwert hat. Zudem ist dem Management nun auch eine dezentrale Verwaltung und zentrale Überwachung von Kündigungsterminen, Vertragsverlängerungen und Zahlungsvorgängen möglich. Das Marienhospital ist in der Lage, vertragliche Haftungen und Gewährleistungen sowie Leistungsverpflichtungen zu prüfen und zu dokumentieren, um so die Audit-Fähigkeit nicht nur für einzelne Fachbereiche, sondern auch für das Gesamtunternehmen nachhaltig zu verbessern.
Die Lösung schafft freie Kapazitäten
Da das Vertragsmanagementsystemüber Schnittstellen zu anderen internen Systemen und Umgebungen verfügt, wurden im Zuge seiner Implementierung die vertragsrelevanten Prozesse im Marienhospital Stuttgart überprüft und standardisiert.
Alle bestehenden vertraglichen Verpflichtungen wurden transparent gemacht und können von jedem Zugriffsberechtigten jederzeit schnell recherchiert werden. Die Vertragsrecherche, die zentrale Vertragsverwaltung und die Vertragsanalyse ermöglichen eine messbare Zeitersparnis, sodass indirekt Kosten und Durchlaufzeiten reduziert werden.
Die verschiedenen Vertragsarten sowie die Verwaltung und deren entsprechenden Arbeitsabläufe wurden standardisiert und automatisiert. Der auf diese Weise reduzierte Zeitbedarf schafft freie Kapazitäten, die nun effizient für qualifizierte Analysen und Entscheidungen eingesetzt werden können.
Mit der neuen Lösung macht das Marienhospital Stuttgart seine Rechte und Pflichten sowie etwaige Risiken transparent und gewährleistet somit die Vollständigkeit der Verträge und Revisionssicherheit. Das Marienhospital verfügt damit über eine fundierte Entscheidungsunterstützung und einen Wissensvorsprung aufgrund elektronisch verfügbarer Verträge und deren vertragsrelevanter Daten.
Anschrift des Verfassers:
Uwe Rufleth
Mitarbeiter der Geschäftsführung
Marienhospital Stuttgart
Böheimstraße 34
70199 Stuttgart
