Die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) ist ab Oktober für die Krankenhäuser verpflichtend. Die Häuser müssen dann in der Lage sein, bestimmte Behandlungsdaten in die ePA einzustellen oder aus ihr abzurufen. Ansonsten droht eine Kürzung der TI-Pauschale.
Eine Blitzumfrage des Deutschen Krankenhausinstituts (DKI) im Auftrag der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) kommt jedoch zu dem Ergebnis, dass eine bundesweite Nutzung der ePA nicht bis zum Stichtag 1. Oktober 2025 realisierbar ist. Demnach gehen zwar 42 Prozent der Krankenhäuser aktuell davon aus, die ePA noch in diesem Jahr im gesamten Krankenhaus nutzen zu können, davon 9 Prozent im dritten Quartal 2025 und 33 Prozent im letzten Quartal 2025. Knapp ein Drittel erwartet eine krankenhausweite Nutzung für das erste Quartal 2026 und rund ein Viertel nicht vor dem zweiten Quartal 2026.
Technische, personelle und zeitliche Engpässe
Insbesondere die technische Inbetriebnahme der ePA hat sich als deutlich komplexer und herausfordernder dargestellt als ursprünglich erhofft. Dadurch sowie auch bedingt durch personelle und zeitliche Engpässe sowohl auf Seiten der Krankenhäuser als auch auf Seiten der KIS-Hersteller konnten die ePA-Updates nur sukzessive bereitgestellt und die Anwendung konfiguriert werden, so das Ergebnis der Umfrage.
Mehr zum Thema: ePA-Pflicht im Krankenhaus
Die ePA-Einführung bedeutet für viele Häuser einen tiefgreifenden digitalen Wandel. Die ePA verspricht zwar Transparenz, Effizienz und Versorgungsqualität, trifft jedoch viel zu oft auf veraltete IT-Strukturen, knappe Budgets und lückenhafte Ressourcen, kommentiert Michael Pfeil von der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG). Hier geht es zum Artikel in der aktuellen f&w.
Hersteller hinken bei Bereitstellung von Updates hinterher
Zum Erhebungszeitpunkt Mitte August 2025 hatten die Hersteller erst in 56 Prozent der Krankenhäuser das ePA-Update für das KIS bereitgestellt. In den übrigen Häusern erwartet gut die Hälfte die Bereitstellung noch in diesem Jahr. Allerdings hat darunter bei 41 Prozent der Befragten der Hersteller noch keinen Liefertermin genannt. Auch die Qualität der gelieferten Software ist, den Befragungsteilnehmern zufolge, nicht fehlerfrei oder teilweise suboptimal. Fast alle Krankenhäuser in Deutschland haben organisatorische Vorbereitungen getroffen, um die Einführung der ePA in ihren Einrichtungen zu unterstützen, davon 37 Prozent umfassend und 61 Prozent teilweise.
Hinderungsgründe für die zeitnahe Einführung der ePA:
- Lieferengpässe bei den Herstellern,
- personelle und zeitliche Engpässe im Krankenhaus und bei den Herstellern
- fehlende Updates und Informationen vom KIS-Hersteller,
- technische Bereitstellung noch nicht fehlerfrei/Softwarequalität noch suboptimal/softwarebedingte Unzulänglichkeiten bei Softwareherstellern und TI-Anbietern,
- aufwendige Schulung bei aufwändigen Berechtigungskonzepte,
- hohe Belastung des IT-Personals durch parallel laufende Projekte und gesetzlich verpflichtende Digitalisierungsmaßnahmen
- Unkenntnis und Desinteresse der Patienten an der ePA
- geringe Akzeptanz und Kenntnis der ePA bei Anwendern (Ärzte und Pflege) oder
- Anwendungen der ePA sind für die Endanwender (Krankenhauspersonal) zu komplex und zu kompliziert.
ePA-Anbindungen an andere Systeme geplant
Neben dem Primärsystem kann es sinnvoll sein, weitere Systeme an die ePA anzubinden. Hier sollten die Befragungsteilnehmer Auskunft geben, ob die Anbindung zusätzlicher Systeme realisiert werden soll und, falls ja, entsprechende Lösungen von den jeweiligen Herstellern bereits bereitgestellt wurden. Beides ist nur selektiv der Fall: Am häufigsten planen die Krankenhäuser, durch zusätzliche Anbindung an das Archivsystem einen Zugriff auf ePA-Daten zu erhalten oder Dokumente bereitzustellen. Rund ein Drittel der Befragungsteilnehmer bejahte dies. Darunter haben allerdings erst 36 Prozent dieser Häuser das Update für die Anbindung an das Archivsystem vom jeweiligen Hersteller erhalten.
Knapp ein Viertel der Krankenhäuser plant einen Zugriff auf ePA-Daten durch Anbindung an für die ambulante Versorgung genutzte Praxisverwaltungssysteme (PVS). In zwei Dritteln dieser Häuser hat der jeweilige Hersteller das entsprechende PVS-Update schon bereitgestellt. Zusätzliche Anbindungen an Radiologieinformationssysteme (16 Prozent) und Labor-Informations-Management-Systeme (11 Prozent) sind indes seltener geplant. Jeweils rund die Hälfte der Hersteller hat diesen Krankenhäusern ein Update bereitgestellt, um die jeweiligen Systeme anzubinden.
Technische Inbetriebnahme in zwei Dritteln der Häuser
Zwei Drittel der Krankenhäuser haben mit der technischen Inbetriebnahme der ePA im führenden KIS (Konfigurationen) bereits begonnen, davon 37 Prozent umfassend und 61 Prozent teilweise. Die übrigen Häuser wollen überwiegend (76 Prozent) noch in diesem Jahr damit beginnen. Von den Krankenhäusern mit begonnener technischer Inbetriebnahme der ePA konnten bereits 62 Prozent auf die Aktensysteme zugreifen, also die Zugriffsbefugnis erzeugen, wenn auch nur aus der Testumgebung. Unter diesen Häusern hatten 95 Prozent der Befragten angegeben, aus dem KIS auf die Aktensysteme zugegriffen zu haben und bei 13 Prozent aus einem PVS.
Rund ein Drittel der Krankenhäuser, die mit der technischen Inbetriebnahme der ePA begonnen haben, hat sie auch abschließen können, also so konfiguriert, dass mit der Pilotierung in der Versorgung begonnen werden kann. Die übrigen Häuser erwarten mehrheitlich (82 Prozent), die technische Inbetriebnahme der ePA noch in diesem Jahr abschließen zu können.
Pilotierung und Roll-out laufen teilweise an
Bundesweit haben 21 Prozent der Kliniken die technische Inbetriebnahme der ePA bereits abgeschlossen oder planen dies größtenteils für dieses Jahr. Die Pilotierung und der Roll-out der ePA sind noch nicht so weit fortgeschritten. Ein Drittel der Krankenhäuser, die die technische Inbetriebnahme der ePA abgeschlossen haben, haben bereits mit der Pilotierung in den Versorgungsprozess, also der Nutzung der ePA von Echtpatienten begonnen. Knapp zwei Drittel der übrigen Häuser wollen damit noch in diesem Jahr beginnen.
Probleme beim automatisierten Hochladen oder mehrerer Dateien
Die Krankenhäuser mit begonnener Pilotierung der ePA sollten angeben, welche Funktionalitäten sie bereits erfolgreich getestet haben. In der Mehrzahl dieser Krankenhäuser funktioniert demnach das manuelle Hochladen von Dokumenten (83 Prozent), die Erzeugung der Zutrittsbefugnis (69 Prozent) und das Herunterladen eines oder mehrerer Dokumente bereits einwandfrei. Größere Probleme bereiten einstweilen noch das automatisierte Hochladen eines oder mehrerer Dokumente sowie vor allem noch die Anzeige der eML.
Die meisten Krankenhäuser mit begonnener Pilotierung der ePA haben auch mit ihrem internen Roll-out über den ersten Pilotbereich hinweg begonnen. Wegen kleiner Fallzahlen und nicht immer konsistenter Angaben waren aber keine verlässlichen Schätzungen zum bundesweiten Umsetzungsstand des Roll-outs möglich.
Psych-Häuser besser vorbereitet als Allgemeinkrankenhäuser
Nach dem Krankenhaustyp sind die Psych-Häuser organisatorisch tendenziell etwas besser vorbereitet als die Allgemeinkrankenhäuser (AKH). Unter den AKH nimmt der Anteil der Häuser, die mit der technischen Inbetriebnahme der ePA begonnen haben, mit steigender Krankenhausgröße zu. Umgekehrt verhält es sich bei den Häusern mit abgeschlossener technischer Inbetriebnahme der ePA.
46 Prozent der Psychiatrien werden demnach die ePA noch in diesem Jahr im gesamten Krankenhaus nutzen, während es bei den Allgemeinkrankenhäusern 41 Prozent sind. Unter den AKH ist die krankenhausweite Nutzung der ePA bei den großen Krankenhäusern ab 600 Betten etwas weniger fortgeschritten als in den kleineren Bettengrößenklassen. So erwarten 35 Prozent der Großkrankenhäuser, die ePA noch in diesem Jahr krankenhausweit einzuführen, während es in den übrigen Häusern über 40 Prozent sind.
Hintergrund zur Blitzumfrage
Der Fragebogen für die Blitzumfrage hat die DKG federführend in Abstimmung mit dem DKI entwickelt. Die Online-Befragung fand vom 18. August bis 22. August statt. Grundgesamtheit der Umfrage bilden alle Allgemeinkrankenhäuser ab 50 Betten und, unabhängig von der Krankenhausgröße, alle psychiatrischen und psychosomatischen Fachkliniken. Beteiligt haben sich insgesamt 382 Krankenhäuser. Die Verteilung der Strukturmerkmale Krankenhaustyp (Allgemeinkrankenhaus vs. Psychiatrie) und Krankenhausgröße nach Bettenzahlen in der Stichprobe entsprach weitestgehend der jeweiligen Verteilung in der Grundgesamtheit. Nach Maßgabe dieser Strukturmerkmale sind die Ergebnisse repräsentativ für die Grundgesamtheit.
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