Digitale Geräteeinweisung: Klinikum Crailsheim setzt auf SaaS-Lösung

Zettel, Papierakten und Excel-Listen gehören im Klinikum Crailsheim der Vergangenheit an: Mit einer cloudbasierten Software-as-a-Service-Lösung hat das Haus die Dokumentation von Geräteeinweisungen digitalisiert. Das spart Zeit, erhöht die Transparenz und verbessert letztlich die Patientensicherheit. Ein Best Practice zur Implementierung des Gerätemanagementsystems.

Die Dokumentation von Geräteeinweisungen war für das Klinikum Crailsheim lange mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Gleichzeitig mangelte es dabei an abteilungsübergreifender Transparenz darüber, wer welchen Einweisungsstand hat. Diese Prozesse banden nicht nur personelle Ressourcen, sondern erhöhten auch das Risiko von Fehlern – mit möglichen Auswirkungen auf die Patientensicherheit und die Betreiberhaftung.

Fahrplan mit klaren Rollen

Die Implementierung des Systems erfolgte in einem Drei-Phasen-Modell: Projektvorklärung, Projektdurchführung und Schulung. Bereits an der Projektvorklärungsphase nahmen alle relevanten Abteilungen teil. Die Federführung lag beim Qualitätsmanagement und der pflege- rischen Leitung Anästhesie – hinzu kamen ergänzend die Abteilungen Medizintechnik, IT, Personalabteilung, Datenschutz und Betriebsrat.

Daten, Menschen, Technik

Parallel dazu wurden die Personal- daten aufbereitet und ins System importiert. Die IT stellte sicher, dass alle Mitarbeitenden problemlos auf die Plattform zugreifen konnten. Die für die Dokumentation von Geräteeinweisungen verantwortlichen Medizinprodukte-Beauftragten erhielten Schulungen zur Anwendung der Software und werden auch weiterhin durch Online- Tutorials sowie Leitfäden unterstützt.

Drei Monate Roll-out

Auf Basis der definierten Rollen und strukturierten Datenmigration war die Implementierung der SaaS-Lösung innerhalb von zwölf Wochen vollständig abgeschlossen. Der Zeitaufwand aller Projektbeteiligten (Klinikum Crailsheim, Medizintechnikdienstleister und Mitarbeitende der SaaS-Plattform) lag insgesamt bei etwa sechs Personentagen.

Ziel ist es, mithilfe des Tools die Mitarbeitenden zu entlasten und mehr Transparenz zu schaffen. So zeigt die Plattform auf einen Blick, welche Geräte im Einsatz sind, welche Einweisungen noch fehlen und wer diese durchführen darf. Darüber hinaus bietet das System Zugang zu Gebrauchsanweisungen und kann auf Knopfdruck persönliche Einweisungsnachweise für einzelne Beschäftigte erstellen.

Daten harmonisieren

In komplexen CAFM-Systemen sind die Medizintechnikdaten aus der Perspektive der Instandhaltung abgelegt. Die Bezeichnungen der Medizingeräte und die hinterlegten Informationen entsprechen jedoch nicht vollumfänglich den Anforderungen und Bedürfnissen der Geräteanwender, die für die Dokumentation von Geräteeinweisungen von zentraler Bedeutung sind.

Entscheidend sind die Prozesse zur Bereitstellung der vorhandenen Stammdaten, die durch harmonisierte Datenstrukturen mit Kataloginformationen verknüpft sind. Im Idealfall stehen diese mehrsprachig an einem zentralen Punkt für Anwender der Geräte zur Verfügung.

Perspektivisch soll der Datenaustausch zwischen CAFM-System und SaaS-Lösung automatisiert sein: So sollen etwa neu angelegte Geräte, die primär im CAFM-System gepflegt werden, automatisch in der SaaS-Lösung verfügbar sein – ohne manuellen Eingriff. Und die zentral gepflegten Medizintechnik-Katalogdaten der SaaS-Lösung sollen als Basis zur Inventarisierung bereitgestellt werden, damit die Bezüge zu den Katalog- sowie Stammdaten zwischen den beiden Systemen vorhanden sind und der Inventarisierungsprozess für die Medizintechnik einfacher und schneller funktioniert.