Die Charité will das Krankenhausinformationssystem (KIS) von Epic anschaffen. Doch das KIS gilt als sehr teuer, die Finanzierungsentscheidung des Landes Berlin steht noch aus. Felix Balzer, Chief Medical Information Officer der Charité, ist optimistisch. Im Interview verrät er den groben Zeitplan bis zum Go-live.
Herr Prof. Dr. Dr. Balzer, nach welchen Kriterien haben Sie Epic ausgewählt – und wie war die Gewichtung?
Die Entscheidung für Epic war das Ergebnis eines sehr strukturierten Vergabeverfahrens. Wir haben ein Punktesystem angewendet, das sich auf vier Säulen stützt: erstens ein Leistungsverzeichnis mit über 600 Muss- und 1.000 Kann-Kriterien, in dem wir den Funktionsumfang sehr detailliert beschrieben haben. Zweitens praxisnahe Use Cases, die die Reife und Usability des Systems zeigen – dafür mussten die Anbieter Videodemos liefern, in denen Klickpfade und Bedienlogik nachvollziehbar sind. Drittens Konzepte, etwa zur Implementierung, IT sowie Datensicherheit und Governance. Und viertens natürlich der Preis. Am Ende war es ein mathematisches Ergebnis: die Summe der Punkte, nicht eine subjektive Präferenz. Wir wollten maximale Transparenz, damit die Entscheidung fachlich und politisch Bestand hat.
Der Vorwurf steht im Raum, die Ausschreibung sei Epic-freundlich gewesen. Was sagen Sie dazu?
Nein, das weise ich dezidiert zurück. Wir haben uns strikt an das Vergaberecht gehalten und waren an echtem Wettbewerb interessiert. Bewertet wurde transparent nach standardisierten Kriterien. Präferenzen einzelner Systeme spielten keine Rolle – maßgeblich war am Ende die Gesamtpunktzahl.
Dedalus hat sich aus dem Vergabeverfahren zurückgezogen – hatte das Einfluss auf das Verfahren?
Dedalus hat kein Angebot abgegeben. Natürlich ist es uns lieber, wenn sich viele Anbieter beteiligen, damit im Verfahren ein echter Wettbewerb entsteht. Dass Dedalus vergeblich versucht hat, juristisch statt im Bieterverfahren zu punkten, hatte keinen Einfluss auf den Ablauf.
Welche Muss-Anforderungen waren für Sie nicht verhandelbar?
Zeitplan bis zum Go-live
Q2 2025:
- Finanzierungsentscheidung durch den Berliner Senat (geplant)
Nach Finanzierungszusage 9 Monate Vorbereitungsphase:
- Aufbau Governance, Prozessanalysen, Data-Mapping, Schulungskonzepte, Change-Management
2026 bis 2028:
- technische Integration: Schnittstellen, Subsysteme, Datenmigration
- Qualifizierung zentraler Multiplikatoren: Key-User, Physician Champions
- Harmonisierung klinischer Prozesse
Ende 2029 Big Bang und Go-live:
- Epic wird an allen Campi gleichzeitig eingeführt
- Abschaltung nicht mehr erforderlicher Systeme
Ab 2030:
- durchgängig digitale klinische Dokumentation ohne Medienbrüche
- Integration MyChart als zentrales Patientenportal
- Forschungsdaten-Ökosystem aktiv
Ganz wichtig war unter anderem die verlässliche Anbindung der heutigen Abrechnung. Wir wollten sicherstellen, dass wir unsere IS-H-basierte Abrechnung in der Übergangszeit robust weiternutzen können. Zudem waren Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben bereits Zulassungsvoraussetzung – ohne deren Erfüllung durfte gar kein Angebot abgegeben werden. Hier gibt es für uns keine Kompromisse, wir reden über sensible Patienten- daten und harte regulatorische Anforderungen.
Der Berliner Senat hat die Finanzierung noch nicht bestätigt. Wo stehen Sie jetzt?
Wir sind mit dem Land Berlin im engen Austausch. Sobald der formale Zuschlag erfolgen kann, starten wir eine neunmonatige Vorbereitungsphase mit Teamaufbau, Governance-Strukturen, Prozessanalysen, Data-Mappings, Vorbereitung von Schulung und Change-Management. Dieses Fundament entscheidet später über die Qualität des Go-live. Wir wollen sicherstellen, dass wir nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch sauber aufgestellt sind.
Wie groß ist das Budget – und was steckt alles drin?
Wir sprechen über ein Budget von rund 200 Millionen Euro. Das umfasst nicht nur Lizenzen, sondern auch Implementierung, Hardware, Schulungen und später die Wartung. In Relation zu unserem Jahresumsatz von 2 Milliarden Euro reden wir also über rund ein Prozent. Der Preis für das neue KIS liegt für eine Einrichtung unserer Größenordnung im internationalen Rahmen. Wichtig ist: Für uns ist das nicht nur ein Invest in eine Software, sondern in die Basis unserer künftigen medizinischen Versorgung – es ist eine strategische Entscheidung für Jahrzehnte.
Der Zeitplan wirkt ambitioniert. Was macht Sie zuversichtlich?
Wir greifen auf erprobte Implementierungsmodelle und das Erfahrungswissen aus mehr als 3.000 Epic- Einführungen weltweit – davon etwa 100 in Europa – zurück. Unser Roll-out-Ziel ist ab 2029 – als Big Bang über alle unsere Campi hinweg. Dieses Vorgehen reduziert Komplexität, weil wir Parallelwelten und Doppeldokumentation vermeiden. Wir haben gesehen, dass dieses Modell in anderen Häusern funktioniert, wenn die Vorbereitung stimmt – deshalb investieren wir schon jetzt massiv in die Vorarbeit.
Warum gehen Sie nicht von Haus zu Haus oder von Station zu Station vor, sondern wagen den Big Bang?
Das stufenweise Vorgehen klingt zwar verlockend, ist in der Praxis aber hochkomplex: Im Klinikalltag werden Patienten verlegt, Teams arbeiten standortübergreifend, Prozesse greifen ineinander. Wir sind ein großes Haus mit knapp einer Million Patientenfälle im Jahr. Wenn Sie dann zwei Systeme parallel betreiben, riskieren Sie Doppel- dokumentation und Fehler. Ein klarer Schnitt schafft Verbindlichkeit und reduziert Reibungsverluste. Das bedeutet aber ganz klar nicht, dass wir ins Risiko gehen – wir bereiten diesen Schritt über Jahre vor, mit intensiven Tests, Schulungen und Floorwalkern, die in der Go-live-Phase auf jeder Station präsent sind.
Epic gilt als ein holistisches System – wie passt das zur offenen IT-Landschaft in Berlin?
Epic ist zwar holistisch, aber kein isolierter Monolith. Es bringt sehr viele klinische Kernfunktionen in the box mit und wird unsere heute bis zu 500 Subsysteme deutlich reduzieren. Gleichzeitig setzt Epic auf standardisierte API – Interoperabilität ist konzeptionell vorgesehen. Wir lösen uns von der alten Best-of-Breed-Strategie hin zu einer integrierten Plattform, behalten aber saubere Schnittstellen für verbleibende Speziallösungen. Das reduziert Komplexität und schafft Stabilität – so das Ziel.
Während Sie sich von Ihrem aktuellen KIS i.s.h.med verabschieden, wollen Sie vorerst aber weiterhin auf die Abrechnungslösung SAP IS-H setzen. Und das, obwohl SAP angekündigt hat, dass es keine Zukunftsversion der Software geben soll und der Support nur noch bis 2027 läuft, danach nur bis 2030 als teure Extended Maintenance. Wie kompatibel ist IS-H überhaupt mit Epic? Und streben Sie auch einen baldigen Wechsel des Abrechnungssystems an?
Richtig, IS-H bleibt vorerst in Betrieb und wird bidirektional tief an Epic angebunden. Das ist ausdrücklich kein reiner Export beziehungsweise Import, sondern eine enge Prozess- und Datensicht in beide Richtungen – abrechnungsrelevante Informationen sind in Epic sicht- und bearbeitbar. Die Ablösung von IS-H erfolgt etwas später in einem eigenen Verfahren. Für das zweischrittige Vorgehen haben wir uns ganz bewusst entschieden, weil insbesondere das deutsche Abrechnungssystem hochspezifisch ist und sich der Markt aktuell noch im Zuge der Krankenhausreform neu sortiert.
Und das Patientenportal – wie passt das Epic-Portal MyChart zum derzeitigen Portal der Charité?
MyChart wird die Krankenhauszukunftsgesetz-geförderte Lösung (derzeit Doctolib) ergänzen und in einer Übergangsarchitektur zusammengeführt. Perspektivisch übernimmt MyChart zentrale Funktionen: Termin- buchung, Kommunikation, Ergebnisrückmeldung. Unser Ziel ist eine gemeinsame Zielarchitektur, in der Patient:innen sich aktiv einbringen und auf ihren Endgeräten Informationen sicher einsehen können.
Die Charité hat mehr als 20.000 Mitarbeitende – wie nehmen Sie alle mit?
Mit einem verpflichtenden Schulungsprogramm und klaren Rollen, wie Physician Champions und Key-User als Multiplikatoren in den Berufsgruppen. Dazu kommen Floorwalker direkt an den Stationen in der Go-live-Phase. Kein Go-live funktioniert ohne Schulung. Wichtig ist uns auch das Peer-Teaching: Ärzt:innen schulen Ärzt:innen, Pflege schult Pflege, Verwaltung schult Verwaltung. Und: Wir starten nicht zu früh, damit das Gelernte zum Start frisch ist. Parallel werden wir in ein kontinuierliches Change-Management investieren, das Skepsis abbaut, Vorteile sichtbar macht und die lokale Führung einbindet.
Wie läuft die Implementierung praktisch ab?
Epic arbeitet früh mit dem Roll-out-Konzept Shadowing in den Kliniken, das heißt, Prozesse werden beobachtet und dann in die digitale Welt basierend auf Best Practises übersetzt. Wir bauen Multiplikatoren hausintern auf, gleichzeitig kommen Epic-Teams zum Go-live in großer Stärke als erste Anlaufstelle. Das ist personal- und trainingsintensiv, aber diese Investition zahlt sich in Stabilität und Akzeptanz aus.
Wie vermeiden Sie Abhängigkeiten – Stichwort Vendor-Lock-in?
Lock-in entsteht durch schlechte Architektur, nicht zwangsläufig durch den Hersteller. Wir setzen auf offene Standards und Schnittstellen sowie auf klare Datenhoheit. Das ist mir wichtig: Die Daten liegen weiterhin in unseren Rechenzentren an der Charité. Für KI oder Reporting wird es zwar einen Cloud-Bedarf geben; Epic selbst ist kein Cloud-Anbieter, arbeitet aber unter anderem mit Microsoft zusammen. Unser Ziel ist eine europäische Cloud-Variante – das klären wir bis 2029 technisch und regulatorisch. Bei all diesen Aspekten hat für uns der Schutz der Patienten- daten oberste Priorität, darauf können sich die Menschen, die zu uns kommen, verlassen. Das gilt bisher und bleibt so.
Welche Rolle spielt Epic für Forschung und Datenstrategie?
Epic liefert strukturierte, semantisch definierte Daten ab Tag eins – mit Terminologien, eindeutiger Kodierung und Extraktionswerkzeugen. Das ermöglicht Interoperabilität, Register, prospektive Studien und perspektivisch die Teilnahme an internationalen Datennetzwerken (vorbehaltlich Regulierung). Forschung, Lehre und Versorgung rücken damit messbar näher zusammen – wir verstehen Epic als Basis eines Forschungsdaten-Ökosystems.
Rechnen Sie mit messbaren Effizienzgewinnen?
Schon der Wegfall der Doppeldokumentation entlastet Teams. Hinzu kommen Automatisierungen – etwa Patientenwege in Ambulanzen – und Entscheidungs- unterstützung. Internationale Studien nennen 30 bis 60 Minuten Zeitersparnis je Pflegeschicht oder rund zwei Stunden pro Woche je Arzt. Wie viel davon sich im deutschen Setting realisiert, messen wir lokal.
Wo sehen Sie die größten Risiken bis zum Big Bang 2029?
Ich würde eher Herausforderungen benennen: Jetzt müssen wir erst mal grünes Licht für die Finanzierung bekommen. Und dann geht es an den Aufbau zusätzlicher Teams, die Harmonisierung klinischer Prozesse und die Schnittstellenreduktion. Vieles davon ist eher Prozess als Softwarearbeit. Deshalb investieren wir die neun Monate Vorlauf in Governance, Analyse und Vorbereitung.
Was, wenn Zeit- oder Kostenrahmen doch reißen – gibt es einen Plan B?
Wir ziehen die Lessons Learned aus Hunderten Implementierungen – wo die Governance stimmt, waren Projekte häufig in time und sogar teils unter dem Budget. Die Verantwortung ist bei uns unternehmensweit, nicht in Silos aufgeteilt. Ein Plan B – also der Weiterbetrieb von IS-H beziehungsweise i.s.h.med auf einem veralteten Softwarekern ohne Sicherheits-Updates sowie Anpassung an neue regulatorische Anforderungen – wäre teuer und riskant. Das ist kein nachhaltiger Weg. Unser Ziel bleibt die Umsetzung des aktuellen Plans.
Was ist Ihre Vision für die digitale Zukunft der Charité – was soll 2030 spürbar anders sein?
Der Erfolg unseres neuen KIS wird nicht daran gemessen, ob es läuft – sondern daran, ob es den Alltag an der Charité verbessert. Spürbar für Patient:innen durch nahtlose Prozesse, bessere Information und echte Beteiligung. Spürbar für Mitarbeitende, weil Dokumentation, Kommunikation sowie Koordination einfacher werden und zu einer noch höheren Behandlungsqualität beitragen. Epic ist dafür der richtige Startpunkt, kein Endpunkt.
