Arbeitsverdichtung ist für Führungskräfte im Krankenhaus längst zur Dauerbelastung geworden. Ständig strömen neue Aufgaben, Anfragen und Probleme ein – oft schneller, als sie abgearbeitet werden können. Die Methode Getting Things Done (GTD) hilft, wieder mehr Zeit für echte Führungsaufgaben zu gewinnen.
Trotz aller Versprechungen der Digitalisierung: Die Arbeitsverdichtung nimmt weiter zu. Führungskräfte müssen gleichzeitig Entscheidungen treffen, Mitarbeitende unterstützen und operative Probleme lösen. Ohne ein funktionierendes System für den Umgang mit Aufgaben kann dabei schnell das Gefühl entstehen, gar nicht mehr vor die Welle zu kommen.
Die Situation
E-Mails, Telefonate, Nachrichten über den Teams-Kanal der Klinik, kurze Rückfragen auf dem Flur oder Tasks aus Besprechungen: Der Pflegedirektor kämpft mit den immer neuen Themen, die auf ihn zukommen. Bisher hat er seine Aufgaben auf Post-its notiert und rund um seinen Bildschirm geklebt. Doch dieses System gerät zunehmend an seine Grenzen: Zettel gehen verloren, Prioritäten bleiben unklar und wichtige Themen tauchen erst wieder auf, wenn es eigentlich schon zu spät ist.
Das Ziel
Ziel ist es, ein verlässliches System für das persönliche Aufgabenmanagement zu etablieren, das Übersicht schafft und den Kopf entlastet. Alle anstehenden Aufgaben sollen an einem zentralen Ort gesammelt werden, damit Prioritäten bewusst gesetzt werden können.
Der Impuls
Ein Ansatz ist die Methode Getting Things Done. Ihr Kernprinzip besteht darin, alle eingehenden Themen zunächst an einem zentralen Ort – einer sogenannten Inbox – zu sammeln, zum Beispiel in einer App oder einem digitalen Notizsystem. Jeder neue Input wird kurz geklärt: Muss ich hier überhaupt etwas tun? Wenn keine Handlung erforderlich ist, kann die Information archiviert oder gelöscht werden. Wenn eine Handlung nötig ist, folgt der nächste Schritt: Lässt sich die Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigen, wird sie sofort bearbeitet. Dauert sie länger, wird sie als konkrete Aufgabe im System erfasst.
Wichtig ist dabei, jede Aufgabe klar als nächsten konkreten Handlungsschritt zu formulieren und ein Datum als Deadline festzulegen. So wird aus einer vagen Notiz wie „Stationsbesetzung klären“ eine klare Aufgabe wie „Mit Stationsleitung XY telefonieren (Dienstplan prüfen)“. In regelmäßigen kurzen Durchsichten, zum Beispiel am Anfang oder Ende des Tages, wird die Aufgabenliste dann priorisiert und strukturiert. Dadurch entsteht ein verlässliches System, das verhindert, dass Aufgaben verloren gehen oder ständig im Kopf präsent bleiben müssen. Gerade in einem Arbeitsumfeld mit vielen Unterbrechungen wie im Krankenhaus kann diese Struktur helfen, den Überblick zu behalten und wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Führungsaufgaben zu gewinnen.
