Im Klinikalltag ist die elektronische Patientenakte (ePA) noch nicht angekommen. Technische Hürden, rechtliche Herausforderungen und die Notwendigkeit, Abläufe neu zu organisieren, machen die ePA zu einem Langzeitprojekt im laufenden Betrieb.
2025 galt als „Wiedergeburt“ der ePA. Mit dem bundesweiten Rollout und der verpflichtenden Nutzung hat das Thema endgültig die Krankenhäuser erreicht. Doch der Zeitplan war ambitioniert, und so starteten viele Kliniken in die Verpflichtung, während die technische Umsetzung noch lief. Systeme mussten integriert, Prozesse angepasst, Mitarbeitende geschult werden. Die Krankenhäuser sind den gesetzlichen Fristen regelrecht hinterhergelaufen. Das zeigt sich bis heute. Zwar greifen inzwischen rund zwei Drittel der Krankenhäuser auf die ePA zu, doch zwischen technischem Anschluss und gelebter Nutzung liegt ein weiter Weg. Dokumente werden oft noch manuell hochgeladen, Automatisierung bleibt die Ausnahme.
Dabei ist der Nutzen unstrittig. Eine zentrale, jederzeit verfügbare Dokumentation verspricht weniger Doppeluntersuchungen, bessere Medikationsübersichten und mehr Sicherheit im Behandlungsprozess. Für Lena Dimde, Product Ownerin ePA bei der gematik GmbH, ist die Richtung klar: „Die ePA ist kein technisches Konzept, sondern ein Transformationsprojekt“, betonte sie auf dem DRG|Forum in Berlin. Entscheidend sei, dass Prozesse und Menschen mitgenommen werden.
Mehrwert durch elektronische Medikationsliste
Besonders die elektronische Medikationsliste entwickelt sich aus ihrer Sicht zu einem Baustein mit echtem Mehrwert. Erstmals werde sektorenübergreifend sichtbar, was verordnet und tatsächlich abgegeben wurde. Solche Effekte zeigen sich zunächst im Kleinen, etwa wenn Ärzte bei Vertretungen nachvollziehen können, was zwischenzeitlich passiert ist. Doch genau diese Alltagssituationen entscheiden darüber, ob die ePA angenommen wird.
Gleichzeitig wächst das System rasant. Millionen Dokumente werden inzwischen wöchentlich eingestellt und die Zahl der teilnehmenden Einrichtungen nähert sich der Vollabdeckung. Doch mit der Menge steigen auch die Anforderungen an Stabilität und Struktur. „Die Telematikinfrastruktur mit ihren zahlreichen Abhängigkeiten macht den Betrieb komplex und damit störanfällig“, so Dimde.
Viele rechtliche Probleme
Hinzu kommt die Fülle an rechtlichen Problemen, die die ePA mit sich bringt. Zwar ist die Verpflichtung zur Befüllung eigentlich klar geregelt, doch schon bei der Frage, für welche Patientengruppen sie gilt, beginnt die Differenzierung: Privatversicherte fallen bislang aus der Systematik heraus. Hinzu kommt die Patientensouveränität, wie die Juristin Andrea Hauser deutlich macht: „Versicherte können jederzeit Daten löschen, Zugriffe sperren oder der Befüllung widersprechen.“ Für die Praxis bedeutet das eine große Unsicherheit: Wie verlässlich sind die Informationen in der Akte? Und welche Prüfpflichten entstehen daraus?
Besonders komplex wird es bei sensiblen Daten. So ist für genetische Befunde eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Dieser zusätzliche Prozess lässt sich jedoch nicht ohne Weiteres in automatisierte Abläufe integrieren. Gleichzeitig eröffnet das Gesetz den Patienten ganz neue Möglichkeiten: Sie können verlangen, dass auch ältere Behandlungsunterlagen in die ePA eingestellt werden. Für Krankenhäuser kann das bedeuten, dass sie archivierte, teils Jahrzehnte alte Papierakten aufwendig digitalisieren müssen. Nils Alwardt, Ressortleiter IT und Digitalisierung bei Vivantes, ist davon überzeugt, dass diese Anforderungen nicht allein technisch zu lösen sind. Notwendig sei, Organisation und Abläufe anzupassen, um sensible Inhalte zuverlässig zu identifizieren. „Das ist kein IT-Projekt, sondern ein Prozessprojekt“, so Alwardt.
Schrittweise Einführung über Key-User
Peter Flacker hat die Einführung der ePA am Elisabeth-Krankenhaus in Essen eng begleitet. Der Ärztliche Leiter der Kinderurologie berichtet, dass der Einstieg schrittweise über geschulte Key-User erfolgte. So wurden Entlassbriefe zunächst manuell durch Schreibdienste hochgeladen. Technische Hürden wie unklare Fehlermeldungen oder inkompatible Dokumentenformate gehörten dabei zum Alltag. Gleichzeitig wurden aber auch erste Effekte sichtbar. Es gab weniger telefonische Rückfragen, eine bessere Informationsverfügbarkeit und erste Ansätze zur Vermeidung redundanter Untersuchungen. Er stellte jedoch auch fest, dass viele Patienten die ePA noch gar nicht aktiv verwenden. Somit bleibt die Nachfrage ein entscheidender Punkt, denn solange der Impuls von Patientenseite gering ist, entsteht auch im klinischen Alltag weniger Druck zur konsequenten Nutzung.
Erst die kommenden Jahre werden zeigen, ob sich das ändert. Neue Funktionen wie ein digitaler Medikationsplan, strukturierte Daten und erweiterte Zugriffsmöglichkeiten erhöhen den Nutzen und machen aus der ePA mehr als einen reinen Dokumentenspeicher. Zudem wünschen sich viele Einrichtungen eine Volltextsuche, um gezielte Inhalte innerhalb der Dokumente besser zu finden. Die zentrale Botschaft auf dem DRG|Forum lautete daher: Die ePA ist nicht fertig, sondern sie fängt gerade erst an.
