Die Einführung neuer Software oder digitaler Anwendungen wird nicht selten deshalb zum Mammutprojekt, weil auf einmal so viel möglich scheint. Der Dienstleister verspricht unterschiedliche Features, die alle irgendwie sinnvoll und praktisch erscheinen. Doch wenn alles gleichzeitig umgesetzt werden soll, zieht sich das Projekt in die Länge und ist veraltet, bevor es überhaupt ausgerollt wurde. Wie also können sinnvoll Prioritäten gesetzt werden?
Die Situation
Die Projektgruppe für das neue Dienstplanungsprogramm steht vor der Herausforderung, die Features für die Startphase der Software festzulegen. Doch was ist den Beschäftigten wirklich wichtig? Worauf legt die Mitarbeitervertretung Wert? Und wie kann das Personal- management am schnellsten von der neuen Software profitieren?
Das Ziel
Die Auswahl der verschiedenen Aspekte, Features und Funktionen für das neue Dienstplanungsprogramm soll nicht allein in der Projektgruppe getroffen werden. Vielmehr geht es darum, die Bedürfnisse und Prioritäten verschiedener Nutzergruppen möglichst schnell zu verstehen und mit einzubeziehen.
Der Impuls
Alle relevanten Features oder Bestandteile der Software werden mit einem Symbolbild und gegebenenfalls einem kurzen, erläuternden Text auf Karten aus Karton gedruckt oder geschrieben. Bei der Auswahl hilft der Dienstleister sicher gern. Nun legt die Projektgruppe fest, mit welchen Nutzer:innen oder Stakeholder:innen gesprochen werden soll: Je diverser die Interviewpartner:innen, desto besser. Jedes Interview wird dabei von zwei Mitgliedern aus der Projektgruppe begleitet. Dabei leitet eine Person den Card-Sorting-Test und fragt nach der Motivation zu den jeweiligen Entscheidungen, während die andere Person nur protokolliert, damit keine wichtigen Erkenntnisse untergehen.
Während des Interviews werden die Karten vor der Testperson ausgebreitet mit der Aufforderung, diese in die Kategorien „Das brauche ich unbedingt“, „Das wäre schön“ und „Das brauche ich eher nicht“ zu sortieren. Dabei wird die Testperson ermutigt, laut zu denken und ihre Motivation zu erläutern. Gegebenenfalls macht es Sinn, die Anzahl der Karten, die in die erste Kategorie geschoben werden können, zahlenmäßig zu beschränken. Im Idealfall liegen immer auch ein paar Leerkarten bereit, falls der Testperson noch weitere Optionen oder wichtige Features einfallen sollten.
Nach etwa zehn bis zwölf Card-Sorting-Interviews sollte die Projektgruppe die ersten, belastbaren Rückschlüsse über allgemeine Präferenzen ziehen können. Ergibt sich dabei ein uneinheitliches Bild, so kann auch dieses hilfreich sein und darauf hindeuten, dass noch mehr Kommunikationsaufwand nötig ist, um alle Stakeholder gut zu dem Sinn und Zweck der neuen Software abzuholen.
